Förlängd svarstid - Driftavtal Datacenter - Soltak


OBS ! Förlängd svarstid tom 30/3 kl.23.59 pga. rådande omständigheter.



Om publicerad: 2020-03-25


Bakgrund:

SOLTAK AB bildades hösten 2013 och året därpå beslutade fyra kommuner, Stenungsund, Tjörn, Lilla Edet och Kungälv om verksamhetsövergång till SOLTAK AB. Dessa fyra kommuner samt ett antal kommunala bolag och kommunförbund är sedan dess kunder inom affärsområdena Ekonomi, Lön, IT samt Projekt. 

SOLTAK AB är placerat i Kungälv där cirka 100 medarbetare har sin arbetsplats.

Uppdragsbeskrivning:

SOLTAK söker en partner som tar helhetsansvar för Soltak’s nuvarande drift av datacentermiljö.

Soltak väljer nu att gå ut med denna förfrågan via SwCG på kortare tid, dels för att få hjälp med driften, som är en akut fråga men också för att dra erfarenheter inför kommande upphandling.

Syftet med partnerskap är att primärt få hjälp med nuvarande datacenterdrift men även dra lärdom av att ha en partner som har möjlighet till större flexibilitet, högre kompetens, bättre proaktivitet etc. som är till gagn för Soltak och deras kunder.
Avsikten finns också att bjuda in de leverantörer som svarar på denna förfrågan för presentation av lagt anbud samt ytterligare dialog samt ev frågor under vecka 13.

Kommunikation mellan Soltak och leverantör
Kommunikation mellan kund och leverantör skall ske över dedikerad förbindelse eller uppsatt VPN tunnel

Soltak IT ansvarar och driftar Datacenterfunktioner för bolaget självt men också för ett flertal kunder b.la 3 kommuner. 

Driften är blandad. Huvuddelen finns placerade i 3 st datahallar med ett primärt datacenterkluster, ett sekundärt och ett backupkluster.


För en (1) kund driftas bara den virtuella servermiljön, lagring och backup driftas/supportas av annan extern leverantör tom 2021-06-30.
Denna Vmwaremiljö kommer under våren att uppdateras/uppgraderas till att vara fullt supporterad from 1/6.
Denna planering med aktiviteter hanteras helt av Soltak och övertagande av denna drift sker först efter att allt är klart och i överenskommelse med kommande driftpartner.

Uppsättningen i Soltaks olika datacenter består för närvarande av nedan:
Datacenter 1 (Serverhall i Kungälv)
1 Storage Spaces Direct (HCI) kluster, Server2016 CU Feb2020
8 noder (14 volymer ca. 64 TB)
ca. 200 virtuella servrar

Datacenter 1 (Kungälvs egen lösning (Serverhallen i Kungälv))
2 vmWare kluster med Netapp som lagring (senaste version kommer vara i drift)
Ca. 170 virtuella servrar

Datacenter 2 (serverhall i Stenungsund)
1 Hyper-V kluster med Storage Spaces som lagring, Server2016 CU Mars2020
6 Hyper-V noder
2 lagringsnoder (5 volymer 55 TB), Server2016 CU Mars2020
ca. 200 virtuella servrar
1 Hyper-v kluster med administrativa noder, Server2016 CU Mars2020
Ca 10 virtuella servrar

Datacenter 3 (serverhall i Lilla Edet)
1 Hyper-V kluster 2 med administrativa noder, Server2016 CU Mars2020
1 Standalone Hyper-V för 2 DPM servrar Server2012 CU Mars2020
+ 10 virtuella servrar
2 noder med Storage Spaces som lagring, Server2012 CU Mars2020
2 virtuella backupservrar 

Övertagandet av drift på kunds befintliga vmWware plattform sker efter överenskommelse och inberäknar enbart drift av den virtuella servermiljön inkl. VM’ar, ej lagring/backup
I denna miljö finns idag ca 170 virtuella servrar.

Leverantören skall ingå som en del av Soltak IT datacenter driftorganisation och skall verka under namnet Soltak IT.

Leverantören skall bedriva kvalitetsarbete enligt ITIL samt föreslå förbättringar och eller optimeringar, som kan leda till ökad kvalitet eller högre kostnadseffektivitet, antingen för Soltak IT eller för enskild kund.
Detta åtagande ses som en viktig del i det partnerskap som ingås och skall kommuniceras med Tjänsteägare Infrastruktur vid de inplanerade strategiska eller taktiska mötena.

Leverantören tillser att det finns dokumenterade arbetsrutiner för olika former av aktiviteter gällande IT drift, som gör att Soltak’s IT personal har kännedom om vilka ändringar som görs och när, tex. Driftdagbok eller samverkanshandbok.

Leverantören ansvarar för att ändringshanteringen följer Soltak IT Change process med dokumentation av ändringens art, vilken funktion, test och kvalitetskontroll samt uppföljning och ev. “rollback”.
Antal genomförda datacenter relaterade changar senaste halvåret
- 8 st, där majoriteten är patchning av datacenter noder

Incidenter eller störningar skall följa Soltak IT Incident process med indelning på störningens art och dess påverkan.
Incidenten ägs av Soltak, Incident Manager, som i samråd med driftpartner samarbetar för snabb lösning och Soltak ansvarar för att driftpartner får information om Incident
Åtgärdstider för Incident, se SLA nedan
Antal rapporterade datacenter relaterade Incidenter senaste halvåret
- 3 st
Tillgänglighet enligt Soltak IT SLA mot kund enligt Tjänstebeskrivning.
Ärendets prioritet sätts av Soltak
Servicetid
Vardagar 08.00 - 16.30
1 Major Incident
En Major Incident Manager tar över ägarskapet av alla ärenden med prio 1. 
Incidentrapport presenteras när incidenten är löst
Åtgärdstid (2), påbörjad felsökning inom 1 timma. Återkoppling minst varje timma.
2 Hög
Flera användare påverkade, stoppande
Åtgärdstid, inom 1 arbetsdag
3 Normal
Enstaka användare, flera användare men ej stoppande
Åtgärdstid, inom 3 arbetsdagar
4. Låg
Beställningar enl tjänstebeskrivning, skönhetsfel etc
Åtgärdstid, inom 7 arbetsdagar

Tillgänglighet enligt Soltak IT SLA mot kund enligt Tjänstebeskrivning Datacenter.
(1) När användare inte går att nås vid minst två tillfällen kan prioritet av ärendet komma att sänkas. Servicedesk kommer att följa upp ärende minst en gång per dag. Är användare fortsatt frånvarande stängs ärendet efter 3 dagar med notifikation till Anmälaren/beställaren. 
(2) Åtgärdstid beräknas från det att ärendet har registrerats tills det stängs. Antalet timmar är baserat på normal arbetsdag (08.00-16.00). Externa faktorer som Servicedesk inte kan påverka, såsom andra leverantörer eller hårdvara som måste bytas ut, kan komma att exkluderas. 


I driftåtagandet skall inplanerade möten på strategisk, taktisk och operativ nivå ingå i prissättningen.
Dessa möten skall hållas kontinuerligt efter överenskommelse.

Servicefönster för planerade förändringar eller åtgärder finns enligt den plan som Soltak IT tagit fram och som är överenskommen med kommunerna/kunderna.
1 onsdag i månaden 17 - 21
1 lördag i månaden 9 - 16
Information om dessa servicefönster hanterar och ansvarar Soltak IT för, så att adekvat information finns på kommunernas Intranät i god tid.
Under sommarveckorna 27 - 32 är det s.k. frysperiod, då inga förändringar får ske om de inte är av akut karaktär
Under jul- nyårs helgen är frysperioden vecka 52 – 1.

Leverantören ansvarar för Datacenter med dess funktioner nedan enligt specifikation:
Generellt
- Inneha och upprätthålla god kunskap om teknikerna som Soltak använder samt uppdateringar, nyheter och verktyg för bättre funktionalitet och 
   säkerhet samt förmedla denna information till Tjänsteägare Infrastruktur
- informera Tjänsteansvarig Infrastruktur eller Teknisk Systemförvaltare Infrastruktur om 
  upptäckta felaktigheter samt föreslå förbättringar
- tillgänglighet enligt Soltak IT SLA mot kund
- kapacitetsplanering på kort och lång sikt
- underhålla aktuell dokumentation

Hyper-V kluster
- löpande patchhantering, omstart samt underhåll av OS
- löpande kapacitetsplanering
- driftsupport/stöd/underhåll/felsökning ihop med Soltak IT Teknisk systemförvaltning
- uppdatera befintlig dokumentation vid ändringar
- övervakning och rapportering klusternoderna

Vmware kluster
- löpande patchhantering, omstart samt underhåll av OS
- löpande kapacitetsplanering
- driftsupport/stöd/underhåll/felsökning ihop med Soltak IT Teknisk systemförvaltning
- uppdatera befintlig dokumentation vid ändringar
- övervakning och rapportering kluster noderna

Virtuella servrar
- löpande övervakning via scom 
- driftsupport/stöd/underhåll/felsökning ihop med Soltak IT Teknisk systemförvaltning
- uppdatera dokumentation vid ändringar
- skapa nya virtuella servrar ifrån ärende enligt rutinbeskrivning
- avveckla virtuella servrar enligt rutinbeskrivning

Backup
- löpande övervakning via scom
- kontroll av säkerhetskopieringar
- återläsningar vid behov
- lägga till och ta bort backuper enl. rutiner för nya och vm’ar under avveckling
- löpande kapacitetsplanering
- driftsupport/stöd/underhåll/felsökning ihop med Soltak IT Teknisk systemförvaltning
- uppdatera dokumentation vid ändringar

SCOM
- löpande uppgradering av versioner och programvara samt felkorrigeringar (patchar)
- löpande kapacitetsplanering
- driftsupport/stöd/underhåll/felsökning ihop med Soltak IT Teknisk systemförvaltning
- uppdatera dokumentation vid ändringar

Övrigt
Soltak IT ansvarar för att förteckning över aktiva tillgångar finns aktuell och uppdaterad och skall vara tillgänglig vid behov, förändringar som leverantören genomför som påverkar förteckningen skall rapporteras till Soltak IT
Soltak IT ansvarar för att aktuell supportavtal finns

Livscykelhantering ingår EJ i driftansvaret men i partnerskapet ingår att föreslå förbättringar/utbyte av komponenter för ökad stabilitet eller ur ett SLA perspektiv/driftansvar.

Blivande partner skall kunna erbjuda Datacenter som tjänst i Sverige.

Option utanför fastprisavtal
Leverantör skall kunna bistå med följande mot löpande kostnad i samråd med Tjänsteansvarig Infrastruktur
- planera, konfigurera och projektleda förändringar i datacentermiljön i samband med 
  förändrade förutsättningar ex nya verksamheter, fler kunder.
Förslag och prisbild på beredskap utanför servicetid på ca 50 tal system/servrar, larm via övervakningen (ej med som en faktor i beslutsunderlaget)
Har leverantören möjlighet till att ge ett fastpris avtal för plattformarna Office365 samt RDS, ja eller nej (ej med som en faktor i beslutsunderlaget)

Soltak,s beredskap
På tid efter ordinarie kontorstid (vardagar 08.00 - 16.30) där Soltak,s beredskapspersonal måste agerar utifrån larm eller incident kommer IM Soltak att skicka information till leverantörens serviceportal med beskrivning om händelsen och ev lösning.
 

Supportärenden
Anmälan av upptäckta fel görs till Soltak servicedesk.
Fördelning av ärende görs i den process Soltak äger.
Vid ärenden som faller under leverantörens ansvarsområden skall de hanteras av leverantör och i samråd med Soltak IT lösas på bästa och snabbaste sätt.
Uppföljning av dessa ärenden görs i samråd med Tjänsteansvarig Infrastruktur på fastställda månatliga planeringsmöten
Antal datacenter relaterade ärenden senaste halvåret
- ca 65 st

Pris                     
Fastpris för driftåtagandet per månad
Rätt till prisjustering under avtalsperioden
Etableringskostnad 80 timmar
Fastpris för SCOM genomlysning 

Sista dag för frågor på underlaget 2020-03-19

Personuppgiftbiträdesavtal skall undertecknas mellan Soltak och blivande partner

Kompetensområde
Hög bas kunskap datacenter och virtuell servermiljö
Hög kunskap Hyper-V och Storage Based Direct
Hög kunskap Vmware miljö
Hög kunskap backup och DPM
Hög kunskap SCOM
Goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift
Svensktalande
Körkort

Typ av avrop : Åtagande

Pristyp : Fastpris per månad


 

Detaljer

Startdatum:  2020-05-01
Slutdatum:  2021-04-29
Omfattning:  Åtagande
Pris: Fastpris specificeras enligt:


Fastpris för driftåtagandet per månad
Rätt till prisjustering under avtalsperioden
Etableringskostnad 80 timmar
Fastpris för SCOM genomlysning 

Etableringsperiod: april 2020 (antal timmar specificerat under Pris)


Sista svarsdag: 2020-03-30

Ansökningar tas endast emot via hemsidan

ID:1184


Eller känner du några som skulle passa ännu bättre? Berätta det för dem.

Göteborg

Fredsgatan 1
411 07 Göteborg Vägbeskrivning info@swcg.se

Teamtailor

Rekryteringsverktyg från Teamtailor